I nostri servizi consulenziali sulla progettazione personalizzata dei modelli di Pay Per Page e di Document Management assicurano una produzione documentale più efficace ed un consistente risparmio economico.

La maggior parte delle attività delle aziende sono supportate da un insieme sempre più numeroso ed eterogeneo di documenti, quali e-mail, fatture, fax e lettere, la maggior parte dei quali dovrà essere stampato, scansito, catalogato, spedito e archiviato.  L’area della gestione documentale non costituisce un’area core per le aziende ma risulta essere legata a rilevanti criticità.

Tale gestione comporta ingenti oneri, spesso difficili da censire o stimare, anche perché ai costi certi (quali i canoni di noleggio) ne vanno aggiunti altri, come l’acquisto per mutate esigenze produttive o per obsolescenza tecnologica, ecc...
Altri costi sono poi rilevabili solamente con un puntuale riferimento a parametri di efficienza (esempio limite l’interruzione del servizio), o di analitico controllo degli oneri indiretti (gestione logistica e amministrativa). 

Sottovalutare l’ambito della gestione documentale è dunque un grosso errore, un errore che purtroppo molte aziende, anche ben strutturate, commettono e questo perché, normalmente, si avvalgono di tradizionali processi d’acquisto come gare o trattative.
In questo modo, però, non sono in grado di individuare le proprie effettive esigenze e di quantificare l’esatto volume della produzione di documenti, il numero delle periferiche presenti in azienda, la loro localizzazione e gli utenti che le utilizzano e, di conseguenza, non riescono a ottimizzare le spese sostenute perché le apparecchiature non sono correttamente dimensionate o fornite con adeguati impegni sul livello di servizio.

Alla mancanza di certezza e consapevolezza in merito a costi e volumi dei documenti, si aggiunge uno scenario che vede convivere all’interno delle aziende vari strati di tecnologia, a volte non coerentemente integrati tra loro. Ne conseguono una diminuzione:

1. in efficacia per l’impossibilità di sfruttare in modo pieno le potenzialità tecnologiche (si stima che il 35% del prezzo di un’apparecchiatura sia relativa a funzioni che non vengono effettivamente sfruttate) e perché le funzioni di controllo di gestione sono spesso inadeguate a monitorare le prestazioni di servizio di terzi, in quanto specializzate nella rilevazione di indici nelle aree del core-business aziendale.
2. di efficienza, principalmente per due motivi: sprechi nella gestione operativa e pluralità di fornitori con modalità operative spesso in conflitto fra loro.

Anche gli strumenti di verifica e di monitoraggio dell’efficienza sono spesso inadeguati a tenere sotto controllo le prestazioni fornite da terze parti. Nella maggior parte dei casi si cerca di ottenere il miglior prezzo possibile per l’acquisto o il noleggio degli strumenti, ma la spesa sostenuta non viene ottimizzata perché le apparecchiature non vengono dimensionate correttamente o, a volte, il livello di servizio non corrisponde alle attese.

Al fine di aiutare le aziende a individuare tutte le esigenze di gestione del flusso documentale e a tenere sotto controllo gli aspetti appena delineati, Tonex servizi utilizza un modello volto al trasferimento delle proprie competenze specialistiche e gestionali all’Azienda Cliente.

Qual è la strategia da adottare per raggiungere questo obiettivo? Le aziende possono percorrere due strade diverse: quella del Pay Per Page (PPP) o del Document Management System (DMS), che presuppongono due differenti approcci nella gestione documentale.