FORM MANAGEMENT
È consuetudine utilizzare documenti pre-strutturati per la divulgazione e la distribuzione delle 
informazioni. La modulistica, ad esempio, è generata con il proposito di rendere il processo di informazione più efficace ed efficiente.
Tra le soluzioni di Nashuatec, non potevano certo mancare le applicazioni di form management, che, catturando i dati generati dai sistemi in uso, li riproducono su form pre-definititi, consentendo un elevato livello di personalizzazione su ogni singolo documento prodotto
Per ottimizzare i processi di stampa
E’ importante curare tutta la documentazione destinata all’interno e all’esterno dell’azienda: documenti di trasporto, fatture, circolari, report, stato avanzamento lavori, ecc: una sua maggiore qualità favorisce non solo la leggibilità dei documenti, ma può migliorare il modo di comunicare e l’immagine aziendale verso gli interlocutori a cui è destinata.
Poter stampare una fattura con elementi grafici a colori - con la qualità e la velocità della tecnologia laser, su carta bianca nei tradizionali formati carta (e non su modulo continuo o moduli realizzati e stampati esternamente), magari inviandone una copia in formato elettronico attraverso la posta elettronica - senza effettuare alcuna modifica al software gestionale, non è fantascienza, ma un’opportunità reale resa possibile dal Form Management
Le opportunità del Form Management
Lo scopo principale del Form Management è: rendere flessibile la gestione della stampa delle informazioni provenienti dal gestionale aziendale per migliorarne la qualità dell’output cartaceo, la comunicazione e l’immagine aziendale.
Non si occupa però solo di soluzioni che sostituiscono la stampa da aghi con quella a laser, ma anche di soluzioni software che permettono di ridisegnare con la semplicità di Microsoft Word i moduli.
Una modifica di un modulo prestampato richiederebbe, infatti, l’intervento di un centro stampa esterno a cui spesso si demanda la realizzazione dei moduli da utilizzare con le stampanti ad aghi. Il punto di forza di queste soluzioni è la possibilità di intervenire sulle informazioni che il gestionale invia in stampa.
Intervenire sul flusso di informazioni prodotto dal gestionale facilita sensibilmente la vita di chi gestisce tali sistemi. I dati vengono così catturati da un software che li appone su un form elettronico che riproduce lo schema, ad esempio, di un documento di trasporto personalizzabile con Microsoft Word aggiungendo loghi o elementi grafici non possibili precedentemente.
Il vantaggio di questa gestione viene da sé: ogni modifica al modulo utilizzato per stampare, ad esempio, una fattura, è semplice perché si modificano gli elementi grafici della fattura e non la logica che il gestionale utilizza per la stampa.
Le modifiche non richiedono quindi l’intervento di consulenti esterni. L’output poi viene prodotto su carta bianca sfruttando così tutte le caratteristiche delle periferiche laser, come la possibilità di stampare su carta differente, che può essere prelevata da cassetti carta differenti.
La stampa può anche avvenire su documento elettronico, con le stesse modalità della stampa su carta: viene così prodotto un documento PDF che potrebbe essere automaticamente inoltrato al destinatario attraverso posta elettronica oppure inviato tramite fax sfruttando le funzionalità delle periferiche multifunzione. La stampa in PDF è un elemento importante perché permette di archiviare elettronicamente il ciclo attivo.
La copia dell’immagine della fattura in PDF potrebbe così finire, indicizzata in modo automatico, nel sistema di archiviazione elettronica che consente di ricercarla con la stessa facilità d’uso dei più famosi motori di ricerca Internet.
I vantaggi del Form Management
- Evitano l’utilizzo di moduli acquistati esternamente dalle tipografie che potrebbero diventare inutilizzabili nel tempo
- Rendono più flessibili ai cambiamenti la gestione della stampa da gestionale senza alcuna modifica o intervento sullo stesso
- Permettono di sfruttare le caratteristiche di output della periferica laser (formati carta, colore/bianco e nero, fronte/retro, finitura dei documenti, ecc.).
- Consentono di inviare una copia dei documenti, come fatture, documenti di trasporto, report, ecc. attraverso la posta elettronica o via fax, aprendo nuove opportunità di comunicazione un tempo non disponibili
- Facilitano l’introduzione di sistemi di archiviazione elettronica
