Efficienza e Ottimizzazione

Sottovalutare l'ambito della gestione documentale è un grosso errore che purtroppo molte aziende, anche ben strutturate, commettono. Il rischio è di non essere in grado di comprendere:

  • - le proprie reali esigenze
  • - il volume della produzione di documenti
  • - il numero e il corretto posizionamento delle periferiche presenti in azienda
  • - gli utenti che utilizzano le periferiche
  • - come riuscire ad ottimizzare i costi
  • - il dimensionamento ottimale delle attrezzature
  • - l'utilizzo e il livello di servizio.

Alla mancanza di certezza e consapevolezza in merito a costi e volumi dei documenti, si aggiunge uno scenario che vede convivere ,all'interno delle aziende, vari sistemi tecnologici, a volte non coerentemente integrati tra loro.

Ne consegue la diminuzione in:

  1. efficacia per l'impossibilità di sfruttare in modo pieno le potenzialità tecnologiche (si stima che il 35% del prezzo di un'apparecchiatura sia relativa a funzioni che non vengono effettivamente sfruttate) e perché le funzioni di controllo di gestione, delle imprese, sono spesso inadeguate a monitorare le prestazioni di servizio di terzi, in quanto specializzate nella rilevazione di indici nelle proprie aree di core-business aziendale.
  2. efficienza, principalmente per due motivi: sprechi nella gestione operativa e pluralità di fornitori con modalità operative spesso in conflitto fra loro.